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Buenas prácticas a la hora de enviar correos masivos

Buenas practcas Email

Quantic Vision

 

Las empresas, tanto pequeñas como grandes, tienen hoy la necesidad de enviar información a través de correo electrónico a clientes, proveedores y hasta sus propios colaboradores.

Esto, en ocasiones, se realiza a través de envíos masivos con campañas, promociones o comunicaciones de importancia con que pueden ser cientos de temas como el cambio de dirección u horario de atención, noticias diarias, programación de citas, notificaciones bancarias y mucho más.

Existen una serie de recomendaciones sencillas que pueden hacer que estos correos tengan una mejor efectividad en el objetivo de la comunicación y causen una mejor impresión a sus destinatarios.

Un paso muy importante es personalizarlos. Las herramientas tecnológicas permiten que una empresa envíe miles de correos a la misma vez y los destinarios reciban en el encabezado del correo su nombre, por ejemplo: Estimado señor Pérez.  Esto crea una buena impresión en las personas que lo reciben porque no percibe una comunicación fría y automática..

Pero un error frecuente es que a pesar que se personaliza con el nombre de la persona, el saludo inicial o el trato no se personaliza, se utiliza Estimado (a) o señor (a) Pérez. Esto también puede adecuarse con las mismas herramientas.

La individualización de los mensajes abarca hasta el renglón del Asunto, permitiendo dirigir mensajes con consignas como: “Pedro, estos son los descuentos del mes de noviembre”.

Otra buena práctica a la hora de enviar los correos masivos se trata de uno utilizar una cuenta No-Reply. Evitar utilizar una cuenta como esta, también es recomendada a la hora de enviar correos masivos. Al hacerlo no permitimos que las personas que tienen alguna consulta puedan dirigirla a la cuenta apropiada. Además, esto da la impresión a quien lo recibe de estar hablando con una máquina.

¿Qué sucede si un taller de reparaciones utiliza el sistema para recordar a las personas las citas de mantenimiento, y uno de sus clientes ha tenido un cambio en agenda y desea cambiar la hora?

Una recomendación es utilizar cuentas asociadas. Se puede mandar los correos a través de cuentas no administradas, pero en la que las respuestas llegarán a un colaborador de la empresa que puede darle solución. Igual sucede con los posibles clientes que recibieron una promoción y quieren más detalles o comprar un producto. Es más fácil y eficiente para los clientes sólo hacer click en responder. Esto puede hacer una gran diferencia.

La tecnología logró que los envíos masivos no sólo se puedan programar si no también segmentar y personalizar las comunicaciones en ambas vías, haciendo cada vez más fácil y productiva la gestión sin importar si la necesidad es enviar un mensaje o miles.

Por otra parte, es importante además utilizar tecnologías modernas y recientes para evitar que su correos masivos sean clasificados como SPAM: una de estas es los envíos desde otras direcciones.

Muchas plataformas de envíos masivos usan el mecanismo de “En nombre de” o sea el correo esta enviado desde una dirección de envío como “ mi-empresa@plataforma-de-envio-masivo.com”y el correo llega al destinatario como “en nombre de”. Más de 50 o 60% de los correos enviados a través de estas plataformas nunca llegan a sus destinatarios por ser clasificados como Spam o a nivel de su servicio de correo (por ejemplo Google Apps o Microsoft Exchange) o a nivel de su software de correo (ejemplo Outlook).

En cuanto a los usuarios,  es importante no comprar  en el mercado “gris” listas de correos electrónicos, los cuales a 99% han sido usados por “Spammer”, el único resultado tangible será ensuciar la imagen de su marca y/o dominio.

 Tampoco es recomendado utilizar los servicios de empresas que proponen servicios de envíos masivos proporcionando ellos listas de direcciones de correos electrónicos esto por las mismas razones anteriores.

Finalmente  es bueno elegir una plataforma que pueda demostrar que tiene clientes que envían millones de correos a través de ella.

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Created by Burak Aydin